Zgodnie z ustawą z dnia 1 grudnia 2022 roku zmieniającą Kodeks pracy, wprowadzone zostały regulacje dotyczące pracy zdalnej. Nowe przepisy weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku. Nakładają one na pracodawców szereg obowiązków.
Jednakże, szczególnie interesującym tematem jest kwestia wypłat pracownikom ekwiwalentu albo ryczałtu za pracę świadczoną w takim trybie. Ustawodawca w bardzo ograniczonym zakresie uregulował zasady obliczania oraz wypłat wymienionych wyżej środków. W niniejszym artykule przedstawione zostaną praktyczne aspekty odnoszące się do nowego obowiązku pracodawców.
Kodeks pracy w art. 6724 wskazuje na obowiązek pracodawcy do:
- zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- pokrycia innych kosztów niż koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie (bądź w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem);
Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca odpowiedzialny jest za zapewnienie oraz pokrycie kosztów materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, a także energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Pracodawca może zastąpić powyższe obowiązki poprzez zapłatę pracownikowi stosownej kwoty pieniężnej w formie ekwiwalentu albo ryczałtu. Przysługują one za wykorzystywanie przez pracownika do wykonywania pracy zdalnej prywatnych materiałów oraz urządzeń, a także służą do pokrywania kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, pokryciem kosztów energii elektrycznej, Internetu oraz innych kosztów uzgodnionych w wewnętrznych regulacjach firmy.
- Czym jest ekwiwalent?
Jest to kwota należna pracownikowi za korzystanie z własnych materiałów (np. papier do drukarki), urządzeń (prywatna drukarka lub monitor) oraz usług (Internet oraz energii elektrycznej) w przypadku, gdy nie zostały one zapewnione przez pracodawcę. Zasady jego ustalania i wypłaty określane są pomiędzy pracodawcą a pracownikami w porozumieniach zbiorowych pracy lub w regulaminie pracy zdalnej. W razie braku tych aktów, przedmiotowe zasady określane są w poleceniu pracodawcy lub w porozumieniu stron.
Ekwiwalent za pracę zdalną powinien stanowić zwrot poniesionych przez pracownika kosztów w stosunku 1:1. Zgodnie z ustawą, przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów oraz urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Wyliczany jest indywidualnie po przyjęciu pewnej stawki amortyzacji za korzystanie z prywatnych urządzeń oraz po przyjęciu przez pracownika i pracodawcę sposobu umożliwiającego dokonywanie wyliczeń należnych pracownikowi kwot.
- Ekwiwalent za wykorzystywanie przez pracownika prywatnych materiałów i narzędzi pracy
Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę.
Po pierwsze, aby używanie prywatnych materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych było możliwe, muszą one zapewniać bezpieczeństwo pracy. Po drugie, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje wówczas ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą albo ryczałt.
Samo pojęcie materiałów i narzędzi pracy nasuwa pewne problemy. Do narzędzi pracy z pewnością możemy zaliczyć urządzenia, takie jak: komputer, monitor czy drukarkę. Jednakże, coraz częściej podnoszone są przez pracowników również pytania o inne elementy wyposażenia miejsca pracy, na przykład o biurko czy fotel biurowy. W tym wypadku należałoby zastanowić się nad tym, czy nabyte przez pracownika meble będą przez niego wykorzystywane wyłącznie do wykonywania pracy zdalnej. Z uwagi na ryzyko polegające na wykorzystywaniu przedmiotowego przepisu do urządzania przez pracowników pomieszczeń domowych, w literaturze przedmiotu podnoszone są postulaty de lege ferenda o zastosowanie wyłączenia z przewidzianych w art. 6724 Kodeksu pracy „innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej” elementów wyposażenia mieszkania. Jednakże nic nie stoi na przeszkodzie, aby strony w dokumentach wewnętrznych firmy ustalały odrębnie także inne niż wskazane w ustawie koszty, które zobowiązany będzie pokrywać pracodawca.
Dla przykładu warto wskazać, że w przypadku wykorzystywania przez pracownika prywatnego komputera, ekwiwalent będzie obliczany na podstawie przyjętej przez strony stawki za godzinę pracy komputera (np. 30 groszy), pomnożonej przez liczbę zewidencjonowanych godzin pracy danego pracownika z użyciem komputerem. Podkreśla się, że przyjęta kwota musi pozostawać w racjonalnym związku z wartością urządzeń oraz stopniem ich zużycia, dokonanego w czasie pełnienia obowiązków pracowniczych. Podsumowując, czynnikami przydatnymi przy ustaleniu przysługującego pracownikowi świadczenia są:
- rodzaj pracy
- wartość sprzętu
- częstotliwości wykorzystywania sprzętu, a także stopień jego zużycia.
Materiałem wykorzystywanym przez pracownika wykonującego pracę zdalnie jest przykładowo papier. Przy obliczaniu ekwiwalentu za papier wskazuje się na konieczność zastosowania kryterium ilościowo – wartościowego (ilość zużytego papieru pomnożona o kwotę przyjętą z pracodawcą). Natomiast w przypadku ustalania ryczałtu, będzie to przyjęta przez pracodawcę jednakowa stawka, wyznaczona w oparciu o średnie zużycie i średnie ceny tego materiału.
- Ekwiwalent za poniesienie przez pracownika kosztów energii elektrycznej
Przy ustalaniu kwoty ekwiwalentu za zużytą przez pracownika energię elektryczną należy wziąć pod uwagę: normy jej zużycia przewidziane dla danego urządzenia, które wynikają z jego parametrów technicznych, czas pracy urządzenia, a także ceny energii elektrycznej. Tak jak zawsze przy ekwiwalencie, koniecznym do dokonania obliczeń będzie przedstawienie przez pracownika ewidencji godzin pracy z danym urządzeniem technicznym.
Ze względu, iż zużycie energii może ulegać zmianom w zależności od różnych czynników (przykładowo zmiany cen taryf za energię w różnych porach dnia), przy wyliczaniu ekwiwalentu ustala się jedynie średnie zużycie energii, średnią liczbę godzin pracy oraz średni koszt taryfy domowej.
- Ekwiwalent za usługi telekomunikacyjne (Internet)
Pracodawca zobowiązany jest także do zwrotu kosztów usług telekomunikacyjnych (Internet). Wyliczając kwotę należną za usługi telekomunikacyjne, należy zastosować zawężenie odnoszące się wyłącznie do kwoty za usługi telekomunikacyjne wykorzystywane w czasie świadczenia pracy zdanej, a nie kwotę usług wynikającą z umowy pracownika z dostawcą.
Przy obliczaniu kwoty ekwiwalentu za energię elektryczną, należy zweryfikować miesięczną stawkę za Internet danego pracownika, a następnie przeliczyć ją stosownie do rzeczywistego, zewidencjonowanego czasu pracy w miesiącu.
- Czym jest ryczałt?
Ryczałt stanowi z góry określoną przez pracodawcę kwotę, która może zastąpić obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu. Jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika, w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Kwota ryczałtu ustalana jest w jednakowej wysokości dla wszystkich pracowników.
Jakie czynniki uwzględniane są przy ustalaniu ryczałtu?
Tak samo jak przy ekwiwalencie, ustalając kwotę ryczałtu należy wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
W przypadku obliczania ryczałtu, kwota za korzystanie z prywatnego komputera także zostanie obliczona w oparciu o normy zużycia urządzenia, z tym, że kwota ta będzie ustalona przez pracodawcę z góry i jednakowa dla wszystkich pracowników. Pracownik nie będzie musiał przedstawiać pracodawcy żadnych ewidencji czy dokumentów potwierdzających rzeczywiste zużycie materiałów, narzędzi, energii czy Internetu.
Ryczałt może być także stosowany w przypadku pokrycia kosztów energii elektrycznej. Jest to z pewnością rozwiązanie łatwiejsze niż szczegółowe wyliczanie ekwiwalentu za energię zużywaną przez urządzenia posiadające różne parametry techniczne przy różnych cenach energii w poszczególnych porach i rejonach.
Podstawową różnicą między tym dwiema formami rekompensowania kosztów pracy zdalnej jest sposób ich ustalania. Ekwiwalent musi odpowiadać faktycznie poniesionym kosztom przez pracownika w danym okresie. Ustalany jest indywidualnie, w oparciu o przyjęte zasady rozliczania oraz po przedstawieniu przez pracownika dokumentów potwierdzających liczbę przepracowanych godzin oraz ilość zużytych materiałów. Natomiast ryczałt jest kwotą ustaloną przez pracodawcę odgórnie, w oparciu o wskazane w ustawie kryteria.
Jego wysokość jest jednakowa dla wszystkich pracowników, bez względu na czynniki indywidualizujące.
Natomiast w przypadku ustalania ryczałtu za usługi telekomunikacyjne powinno się zweryfikować, ile mniej więcej kosztuje godzina korzystania z Internetu i przyjąć określoną stawkę ryczałtową. Stawka ryczałtowa wydaje się być rozwiązaniem łatwiejszym niż dokonywanie skomplikowanych przeliczeń. Ponadto, w przypadku usług telekomunikacyjnych przyjęcie stawki dziennej jest nie do końca praktyczne ze względu np. na ewentualne nadgodziny i konieczność rekompensowania również kosztów nadgodzin przepracowanych zdalnie.
Praca hybrydowa: W przypadku świadczenia pracy w formie hybrydowej, przy obliczaniu należnego pracownikowi ryczałtu należy zastosować rozliczanie proporcjonalne.
Ciekawostka: W trakcie pandemii fundacja NIBUD przedstawiła holenderskiemu rządowi rekomendacje, według których pracodawcy powinni płacić pracownikom wykonującym pracę zdalną za papier toaletowy, kawę, herbatę oraz media oraz zwracać koszty amortyzacji biurka i krzesła. Według wyliczeń fundacji NIBUD pracownik za jeden dzień roboczy powinien dostać zwrot około 2 euro.
Podsumowanie:
Z powyższego wynika, że przy ustalaniu ekwiwalentu pracownik musiałby przedstawiać szczegółowe rachunki, specyfikacje techniczne urządzeń w zakresie zużywanej przez nie energii, a także wykaz czasu, przez który dane urządzenie wykorzystywane było do pracy zdalnej. Takie rozwiązanie zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy prowadzi do uciążliwej biurokracji w postaci prowadzenia wielu ewidencji, tym samym pracodawca rzadko zdecyduje się na taką formę zwrotu kosztów.
Forma ryczałtu wydaje się być rozwiązaniem łatwiejszym niż wypłata ekwiwalentu. Podstawowa różnica dotyczy tego, iż kwota ekwiwalentu ustalana jest indywidualnie dla każdego pracownika, natomiast ryczałt stanowi z góry określoną kwotę jednakową dla wszystkich pracowników. Należy pamiętać, iż pracodawca powinien uzasadnić wskazaną przez siebie kwotę w oparciu o kryteria wynikające z art. 6724 Kodeksu pracy.
Przepisy dotyczące pracy zdalnej pozostawiają pracodawcy duży zakres swobody w kwestii ustalania sposobów zwrotu pracownikom kosztów związanych z taką formą świadczenia pracy. Z uwagi na to, że są to nowe przepisy, brak jest wykładni czy ukształtowanej praktyki, do której można byłoby się odnieść. Pracodawcy w najbliższych miesiącach postawieni będą przed koniecznością dostosowania przedstawionych rozwiązań w sposób najbardziej odpowiadający charakterowi ich działalności.
Należy wyraźnie podkreślić, że pracownik nie może zrzec się prawa do wynikających z ustawy środków. Ważne jest także to, iż nie stanowią one przychodu pracownika, a w związku z tym nie podlegają opodatkowaniu.
Jeśli chcieliby Państwo rozwinąć swoją wiedzę w zakresie zarówno zmian w Kodeksie Pracy, które obejmują pracę zdalną, jak i w pozostałych kwestiach kadrowych, serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą szkoleń zamkniętych.
Szkolenia dla kierowników oraz dla pracowników do najlepsza forma przyswajania wiedzy przy obecnej dynamice zmian. Dodatkowymi atutami są: elastyczne podejście do potrzeb Klienta oraz indywidualne rozwiązania, dzięki którym to, co jeszcze dzisiaj jest zmianą – jutro będzie już praktyką.
Sprawdź nasze szkolenia: Kadry i płace | Centrum Edukacji PKF Consult (pkfszkolenia.pl)
Autorka: Maria Chmielewska, PKF Brevells Cekiera Sp. k.