Wspólnymi elementami wśród definicji projektu są jego celowość, niepowtarzalność, złożoność, określoność. Zatem projekty można określić jako przedsięwzięcia, które są podejmowane w celu stworzenia niepowtarzalnego produktu/usługi w określonym czasie, obejmuje procedury niezbędne do jego realizacji: od planowania, poprzez przygotowanie, wdrożenie, zakończenie oraz ocenę. Natomiast w ramach projektu realizowane są działania – mniejsze części projektu.
Traktując szkolenie jako projekt należy rozpatrywać je w kategoriach cyklu-koniec projektu szkoleniowego nie jest tożsamy z zakończeniem zajęć. Często słyszymy, że firma X zrealizowała kilka tysięcy projektów szkoleniowych. Biorąc te zdanie pod lupę zastanówmy się czy nie były to tylko szkolenia, które zakończyły się na sali szkoleniowej- zrealizowane zostało wyłącznie działanie w ramach projektu-przeprowadzenie zajęć. Bez kontroli efektów, oceny (nie tylko przeprowadzeniu ankiety) i odpowiedniego zakończenia-raportu.
Co z kwestą niepowtarzalności? Realizacja projektów rozwojowych nie polega na tworzeniu „pudełkowych” szkoleń, a ich dopasowaniu i przekształceniu, czasem wykreowaniu od początku tak, aby stworzony został unikatowy produkt. Często zdarza się, że realizujemy program szkolenia kolejny raz, zatem jak to jak szkolenie ma być unikatowe? Otóż w tym wypadku większość elementów ulega zmianie-cele Klienta, specyfika branży, potrzeby na które reagujemy poprzez przygotowanie szkolenia. Dla przykładu szkolenie Finanse dla niefinansistów zrealizowaliśmy w 20 wersjach dostosowanych do różnego rodzaju potrzeb Klientów.
👨🏫 SPRAWDŹ SZKOLENIE FINANSE DLA NIEFINANSISTÓW👩🏫
Dlaczego szkolenie powinno zostać rozpatrywane jako projekt:
- Rynek szkoleniowy i jego produkty dynamicznie się zmieniają
- Każdy produkt jest dostosowany do określonej grupy odbiorców
- Szkolenia podlegają ciągłym zmianom
- Proces szkoleniowy ulega przekształceniom i doskonaleniu
- Określony początek i koniec
- Łatwa modyfikacja procesu szkoleniowego w zależności od potrzeb klienta
- Obowiązująca zasada ulepszania jakości [1]
Aby myśleć o szkoleniu w kategorii projektu należy wziąć pod uwagę 6 etapów realizacji:
- Wybór projektu- odpowiada na potrzebę szkoleniową. Mówiąc o zewnętrznej formie szkoleniowej to może być np. zaproszenie do przetargu lub zapytanie ofertowe.
- Planowanie prac- w pierwszym etapie to nieformalne planowanie i wypracowanie ogólnego konceptu - może mieć postać oferty. Drugim etapem jest planowanie szczegółowe, które ma określić punkty kontrolne tzw. kamienie milowe. Ważne jest również ustalenie priorytetów- co jest najważniejsze w starciu czasu, kosztów oraz jakości.
- Realizacja zadań
- Kontrola efektów i miniefektów- osoba zarządzająca projektem powinna dokonywać kontroli jego postępów i przeprowadzać ew. korektę różnic z przygotowanym wcześniej planem.
- Ocena- ta w trakcie jego trwania oraz na zakończenie projektu dla podsumowania jego realizacji.
- Zakończenie- na tym etapie ustalamy czy projekt spełnia oczekiwania Klienta oraz czy uzyskana wiedza i umiejętności mają przełożenie na wykorzystanie treści w pracy.
Przy zarządzaniu projektem szkoleniowym warto wykorzystać przegląd powykonawczy, typowy dla zarządzania projektami. Przeprowadzany jest po to, aby ocenić czego nie udało się zrealizować i dlaczego. Aby był efektywny powinny wziąć w nim udział wszystkie osoby zaangażowane w projekt. Zaleca się, aby zakończony był sprawozdaniem zawierającym informacje o stopniu osiągnięcia celu, podsumowanie wniosków oraz rekomendacje
na przyszłość. Dla osiągnięcia oczekiwanych rezultatów należy zadbać o podział obowiązków osób zaangażowanych w projekt oraz zasady obiegu informacji. Ten punkt jest kluczowy, ponieważ odpowiednie zorganizowanie działań pomoże uniknąć problemów podczas realizacji wynikających z nieodpowiednio ułożonej komunikacji. [2]
Efektywne zarządzanie projektami wymaga rozległej wiedzy m.in. dotyczącej zarządzania jakością, ryzykiem, czasem czy kosztami. Jednakże główny zakres stanowi odpowiednia synchronizacja osób lub zespołów, które zaangażowane są w realizację projektu szkoleniowego. Bez zaplanowania zadań, właściwego ich przyporządkowania i określenia
w czasie cel może zostać nieosiągnięty. A cel to nie tylko zrealizowane szkolenie zakończone zamknięciem drzwi sali szkoleniowej, ale wdrożenie umiejętności podczas wykonywania pracy. Stąd projekty rozwojowe można porównać do maratonu, a nie do sprintu.
[1] Kossakowska M, Sołtysińska I. Polityka szkoleniowa a zarządzanie projektami, Oficyna Ekonomiczna, s. 27
[2] Ibidem 30-31